فرآیند تهیه محتوا برای در دسترس قرار دادن آن در اختیار مخاطب معمولاً ویرایش نامیده می شود. در واقع برای اینکه متن و محتوا در نهایت آماده ارائه و ارائه به مخاطب شود، باید ویرایش شود. مواردی که از نظر ظاهر، معنا، مفهوم و دستور زبان باعث ایجاد خطای متنی می شود.
هنگامی که متن نوشته می شود، بیش از 70٪ احتمال دارد که از نقطه نظر متفاوت خطا وجود داشته باشد. به عنوان مثال، اشتباهات املایی ممکن است قابل مشاهده باشد زیرا نویسنده تمام قوانین املایی را نمی داند. برخی جملات و عبارات ممکن است بر اساس قوانین رسمی و استانداردهای گرامری نوشته نشوند. به احتمال زیاد پاراگراف شکسته شده یا املای کلمه کاملاً نادرست است.
در چنین شرایطی ارائه متون و ویرایش مقاله به مخاطب نتیجه خوبی نخواهد داشت. چرا؟ از آنجایی که وجود خطاهای حل نشده مطالعه و دنبال کردن مقالات و متون را برای مخاطب دشوار می کند و اگرچه بر روند خواندن تأثیری نمی گذارد و مخاطب می تواند متن را بدون توجه به ایرادات موجود در آن بخواند، اما غلط های املایی و مواردی مانند آنها را کاهش می دهد. اعتبار متن کاهش صحت متون و مقالات مانع از انتقال خوب محتوای کلمات و پیام های آنها می شود. به همین دلیل باید تمام تلاش خود را برای ویرایش مقالات و متون مختلف انجام دهید و اگر دانش و تخصص در زمینه ویرایش ندارید، آن را به یک ویراستار ماهر بسپارید.
فردی که مقالات و متون را از ابعاد مختلف بررسی و ویرایش می کند، ویرایشگر نامیده می شود. ویراستاران در زمینه ویرایش دانش و مهارت دارند و اطلاعات تازه و مستقیمی از آخرین تغییرات کلمات، قوانین و غیره دارند. اطلاعیه ها و قوانین فرهنگستان زبان فارسی را می دانند و بر اساس تجربیات خود به ویرایش مقالات یا هر متن دیگری می پردازند. تجربه در ویرایش بسیار مهم است. زیرا مهم نیست که شما به عنوان یک ویراستار چقدر در مورد قوانین، ویرایش فنی و مسائل نظری پیرامون ویرایش اطلاعات داشته باشید، هرگز نمی توانید خود را ویرایشگر بنامید مگر اینکه کاری عملی انجام دهید.
مرور کلمات و عبارات مختلف متن تجربه ویرایشی ایجاد می کند و افراد آمادگی و مهارت کافی را در نوشتن و اصلاح مقاله و متن کسب می کنند. ویراستاران کارهای مختلفی را انجام می دهند. به عنوان مثال، می توان بعد از ویرایش، متن را دقیق تر و مختصرتر کرد. یا شاید آنها عبارات و کلماتی را برای توضیح بیشتر برخی قسمت ها اضافه کنند. ویراستارها کسانی هستند که تمام تلاش خود را برای بهبود نوشتن انجام می دهند. ویراستاران در دنیای محتوا حضور بسیار تاثیرگذاری دارند. شغل آنها بسیار مهم است و حساسیت زیادی دارد. چرا حساس؟ زیرا اگر ویراستار متن نهایی را خوانا و منسجم نسازد، مخاطب از خواندن اثر صرف نظر می کند. بنابراین اهمیت ویرایش بیشتر از آن چیزی است که به نظر می رسد. این گروه از کارشناسان ضمن حفظ روحیه هر اثر و توجه به نیات نویسنده، باید آن را به گونه ای تغییر دهند که به مفهوم و محتوا آسیبی وارد نشود.حفظ سبک کار و ویرایش همزمان کار دشواری است که تنها توسط ویراستاران حرفه ای و با تجربه از عهده آن بر می آید.
ویراستارانی که طیف وسیعی از اطلاعات عمومی و آشنا با موضوعات و عناوین مختلف دارند، می توانند کار ویرایش را به خوبی انجام دهند. از آنجایی که وی در هنگام ویرایش آثار مختلف با موضوعات مختلفی مواجه می شود، داشتن دانش عمومی گسترده از موضوعات مختلف می تواند به او در تسلط بهتر بر مهارت های ویرایش کمک کند.
مقالاتی که باید در زمینه های مختلف منتشر شوند نیاز به ویرایش دارند. فرقی نمی کند که مطالب در یک مجله علمی منتشر شود یا در یک مجله علمی، فرهنگی، هنری و غیره. با این حال، نیاز به ویرایش مرحله مهمی است که از فرآیند تولید محتوا پاک نخواهد شد. ویرایش متن و مقالات را ساده می کند، به ارائه بهتر پیام های متنی کمک می کند و نشان می دهد که کار ارزشمندی با صرف زمان و تخصص برای ارائه انجام شده است. نوشته ای که حاوی اشتباهات و خطا باشد، اول از همه اعتبار آن را نزد مخاطب خدشه دار می کند. بنابراین ویرایش بسیار ضروری است.